Inregistrarea ca angajator persoana juridica pe WorkinRomania

Procedura in sine dureaza mai putin de o ora. Ce o blocheaza aproape intotdeauna sunt cateva lucruri pregatite gresit inainte de a deschide platforma. Mai jos, pasii in ordine, plus punctele unde se pierde cel mai mult timp.

Inregistrare sau autorizare? Nu sunt acelasi lucru

Platforma ofera doua trasee diferite, iar confuzia dintre ele costa saptamani.

Inregistrarea ca angajator se face o singura data. Este suficienta daca aduceti lucratori printr-o agentie de plasare autorizata. Raspunsul vine in cel mult 30 de zile lucratoare.

Autorizarea ca angajator se cere separat pentru fiecare oferta ferma si va permite recrutarea directa, fara agentie. Se solutioneaza in cel mult 15 zile lucratoare, dar conditiile de acces sunt mai stricte.

Ghidul de fata acopera primul traseu. Procesul complet, de la eligibilitate pana la sosirea lucratorului, este descris in articolul despre procesul de autorizare de munca.

Ce trebuie sa existe inainte

Patru lucruri. Daca lipseste unul, procedura se opreste la mijloc.

Un cont validat pe hub.mai.gov.ro. Nu pe workinromania.gov.ro. Platforma Work in Romania nu are inregistrare proprie, autentificarea se face prin HUB-ul Ministerului Afacerilor Interne.

O semnatura electronica calificata, activa si testata. Nu o semnatura simpla, nu un document scanat dupa semnare de mana. Testati-o pe un fisier oarecare inainte, nu in timpul procedurii. Veti vedea imediat de ce.

Locul de munca declarat vacant la ANOFM. Declararea se face inainte, in afara platformei. In platforma veti selecta dintr-o lista a posturilor deja declarate. Daca nu ati declarat nimic, lista este goala.

Documentele societatii, in format electronic si lizibil. Doua certificate de atestare fiscala: unul de la ANAF si unul de la primaria de care apartine firma. Se cer amandoua. La acestea se adauga documentele privind administratorii, asociatii sau actionarii, dupa caz.

Capcana contului nevalidat

HUB MAI permite crearea unui cont prin simpla completare a unui formular, cu nume, CNP, telefon si e-mail. Contul se creeaza, primiti confirmare, totul pare in regula. Acel cont este nevalidat si nu va duce nicaieri.

Pentru un cont validat exista trei variante, toate pornind din aceeasi pagina: cartea electronica de identitate (CEI), ROeID sau ghiseul.ro. Exista si varianta validarii la un ghiseu al Politiei Romane, daca niciuna dintre cele trei nu este la indemana.

Verificati tipul contului inainte de a incepe inregistrarea ca angajator. Un cont nevalidat descoperit la pasul trei inseamna ca reluati totul.

Daca reprezentantul legal este cetatean strain

Aici procedura se schimba, si este motivul pentru care multe firme cu administrator strain raman blocate inca de la inceput.

Un reprezentant legal care nu este cetatean roman nu poate folosi ghiseul.ro. Pentru el exista un formular separat, Creare cont cetatean strain, accesibil din meniul Inregistrare al platformei, optiunea Cetatean strain.

Datele trebuie sa coincida exact cu actul de identitate: nume, prenume, data nasterii, tara emitenta, numarul actului si data expirarii. Nu aproximativ, nu in alta ordine. Formularul intreaba separat daca detineti un CNP de strain atribuit in Romania; daca nu, se continua cu pasaportul.

Contul astfel creat trece printr-un proces de validare in platforma workinromania.gov.ro. Nu este activ imediat.

Regula celor 15 minute

Acesta este punctul in care se pierde cel mai des o dupa-amiaza intreaga.

La finalul formularului, platforma genereaza un document precompletat care trebuie semnat cu semnatura electronica calificata a titularului si reincarcat. Din momentul in care apasati butonul de generare, aveti 15 minute pentru a semna si a incarca documentul. Dupa expirarea termenului, documentul nu mai este acceptat.

Pasii in platforma

Dupa autentificarea in WorkinRomania.gov.ro cu contul HUB MAI:

Pasul 1. Din meniul contului alegeti optiunea de inregistrare ca angajator persoana juridica. Meniul contine si optiunile pentru persoana fizica si pentru autorizare; verificati ca ati selectat-o pe cea corecta.

Pasul 2. Selectati societatea. Platforma identifica automat firmele asociate reprezentantului legal care detine contul. Bifati acordurile privind prelucrarea datelor si initiati procedura.

Pasul 3. Verificati datele de contact preluate automat si corectati-le daca este cazul. Adresa de e-mail introdusa aici este cea la care veti primi toate notificarile ulterioare, inclusiv eventualele solicitari de completare. Pasul privind desemnarea altor utilizatori care depun documente in numele reprezentantului legal este optional.

Pasul 4. Incarcati documentele solicitate. Campurile marcate cu asterisc sunt obligatorii. Platforma genereaza automat o serie de declaratii precompletate: acestea se descarca, se semneaza cu semnatura electronica calificata si se reincarca. Statusul fiecarui document este afisat in dreptul liniei corespunzatoare.

Pasul 5. Confirmati ca datele preluate din ONRC sunt actualizate, bifati declaratia de responsabilitate si trimiteti dosarul.

Dupa trimitere

Cererea intra in verificarea ANOFM. Termenul este de cel mult 30 de zile lucratoare de la depunere. Statusul se urmareste din sectiunea Cererile mele a contului.

Verificati periodic si e-mailul, inclusiv folderul de spam. O solicitare de completare nevazuta la timp inseamna un dosar care sta.

Dupa aprobare, firma este inscrisa in registrul angajatorilor de lucratori straini. Un lucru care se trece des cu vederea: inregistrarea nu este un permis general de angajare. Oferta ferma de locuri de munca se incarca separat, de fiecare data cand doriti sa aduceti lucratori.

Unde se pierde timpul

Datele din ONRC. Platforma preia automat informatiile despre societate din Registrul Comertului, iar la final vi se cere sa confirmati ca sunt actualizate. Verificati-le inainte de a incepe: orice corectie se face la ONRC, nu in platforma.

Semnatura electronica nu este cea potrivita. Se cere semnatura electronica calificata a titularului. O semnatura avansata sau un PDF semnat de mana si scanat nu sunt acceptate.

Postul nu a fost declarat vacant la ANOFM. Se descopera abia in pasul in care lista apare goala.

Documente ilizibile. O scanare stramba sau facuta cu telefonul in lumina slaba costa un ciclu intreg de verificare.

Discrepante intre acte. Numele din pasaport scris diferit fata de formular, o data de expirare trecuta gresit. Platforma compara exact.

De retinut

Partea grea nu este completarea formularului, ci pregatirea de dinainte: cont validat, semnatura testata, post declarat, date ONRC curate. Cu acestea patru in regula, procedura este scurta.